Beskyttelse af personoplysninger

Mange tak for din interesse for et job i GLS og dit besøg på vores rekrutteringsside.

Vi tager beskyttelsen af dine personoplysninger meget alvorligt og tilstræber, udover at tilbyde dig en brugervenlig ansøgningsproces, at sikre dine rettigheder og personoplysninger. Det retslige grundlag herfor er primært databeskyttelsesforordningen.

GLS Denmark A/S, cvr.nr. 10 54 97 44, eller hhv. GLS Express A/S, cvr.nr. 14 41 10 02, er dataansvarlig for de oplysninger, som vi behandler i relation til ansøgningsprocessen. Nedenfor kan du læse mere om vores behandling af data i forbindelse med ansøgningsprocessen.

1. Formålet med behandling af oplysninger

Formålet med vores behandling af oplysningerne er at besætte den opslåede stilling, og behandlingen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt), artikel 6 stk. 1, litra c samt databeskyttelseslovens § 11 stk. 2 (nødvendigt for at overholde en retlig forpligtelse) og artikel 6 stk. 1 litra f (interesseafvejning, idet vi har en legitim interesse i at besætte stillingen med en passende kandidat).

Du er hverken retligt eller kontraktligt forpligtet til at stille dine oplysninger til rådighed for os. Uden oplysningerne kan vi dog ikke kontakte dig og derfor ikke gennemføre ansøgningsprocessen. Dine oplysninger er også nødvendige for os i forbindelse med indgåelse af en ansættelseskontrakt, hvis du bliver ansat hos os.

2. Hvilke data registrerer vi, når du besøger vores rekrutteringsside?

Når du besøger vores rekrutteringsside, registreres der automatisk nogle data. Disse data gemmes i dataprotokoller, som består af:

  • Din IP-adresse
  • Hjemmesidens URL
  • En beskrivelse af den anvendte type brugeragent (f.eks. din webbrowser)
  • Hjemmesiden som du besøger vores rekrutteringsside fra
  • Dato og tid for dit besøg

Informationerne gemmes i 30 dage for at vi har oplysninger ved et muligt hackerangreb. Hjemlen for behandlingen af IP-adressen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vi har en legitim interesse i at kunne genskabe dataene, hvis det bliver nødvendigt.

Når du benytter vores rekrutteringsside, bliver cookies installeret på din computer/dit device.

En cookie er en lille tekstfil, som er sendt fra vores rekrutteringssoftware til din enhed (eksempelvis computer, mobil telefon, iPad) og gemt i den internetbrowser, du anvender. Cookies gemmer information i en periode for at genkende den enhed, du anvender og dine præferencer på rekrutteringssiden.

Talentrecruiter benytter sig af følgende cookies: .

  • · HRID-0adb2d1c4f9203c9db0ced3becbcd0a2 - Session
  • · HRMTS.Authentication.Recruiter - Session
  • · HRMTS.Customer.Alias – 1 dag
  • · HRMTS.Session.Recruiter - Session
  • · TR.HRID.Identity – 1 dag
  • · hjIncludedInPageviewSample – Session

3. Hvilke data registrerer vi i forbindelse med din ansøgning?

I forbindelse med ansøgningen til en stilling hos GLS, bliver du bedt om at oprette en profil på vores rekrutteringsside. I den forbindelse beder vi om følgende oplysninger om dig:

  • E-mail
  • Navn
  • Adresse
  • Mobilnummer
  • Hvor du har hørt/læst om stillingen
  • Dit svar på, om du ønsker at blive taget i betragtning til andre nationale eller internationale stillinger indenfor virksomheden.

Vi registrerer og anvender kun personoplysninger, som du frivilligt har afgivet på vores rekrutteringsside, når du opretter en profil i forbindelse med rekrutteringsprocessen, til rekrutteringsformål. Dette sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen artikel 6. Hvis du i henhold til § 2 i lov om brug af helbredsoplysninger m.v på arbejdsmarkedet afgiver helbredsoplysninger, som kan have væsentlig betydning for din arbejdsdygtighed ved det pågældende arbejde, behandles oplysningerne i henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 9.

Du har igennem hele rekrutteringsforløbet adgang til din profil og kan ændre eller rette i de deri angivne oplysninger. Første gang, du søger en stilling hos os via vores rekrutteringsside, vil du modtage en e-mail med login oplysninger til din profil. Vær opmærksom på, at du ikke må dele dine log in oplysninger med andre.

Efteroprettelse af din profil kan du indsende dokumenter til brug for rekrutteringsprocessen med reference til en konkret ansøgning. Afhængig af stilling og ansøgningsproces vil vi i den forbindelse behandle følgende dokumenter:

  • Ansøgning
  • CV
  • Videoansøgning
  • Karakterudskrifter
  • Ønsket stilling
  • Reference, objektive og subjektive oplysninger fra referencer (tidligere og nuværende arbejdsgivere), som du har angivet, indhentes kun efter samtykke fra dig, jf. databeskyttelseslovens § 12, stk. 3. Dit samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage. De indhentede oplysninger behandler vi på baggrund af vores legitime interesse i de objektive oplysninger om bl.a. din ansættelsesperiode, arbejdsopgaver mm., samt de subjektive oplysninger om bl.a. dine faglige og sociale kompetencer for at vurdere om du er egnet til stillingen, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f.
  • Andre oplysninger, du selv vælger at give os, herunder for eksempel LinkedIn profil, anbefalinger fra tidligere arbejdsgivere mv.

I forbindelse med ansøgningen vil vi i nogle tilfælde anmode dig om udfyldelse af en personprofil ved en ekstern udbyder. Den eksterne udbyder er i den forbindelse selvstændigt data-ansvarlig.

Hvis ansøgningsprocessen ender ud med en ansættelse vil vi endvidere bede dig om følgende oplysninger:

  • Nationalitet - Såfremt du ikke er EU/EØS borger skal du fremvise et pas samt en gyldig opholdstilladelse. Denne opholdstilladelse opbevares i et lukket system, hvis du ansættes.Hvis du ikke ansættes, opbevares opholdstilladelsen ikke.Hjemlen for indhentning og behandling er i Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c.
  • CPR.nr
  • Nærmeste pårørende
  • Oplysnings om straffeattest (vi beder dig, hvis vi vurderer det nødvendigt for stillingen, om dokumentation for ren straffe-attest. Denne vil som udgangspunkt skulle forevises ifm en samtale)
  • Billede af dig
  • Digital Underskrift

Såfremt vi overfører personoplysninger til modtagere i et tredjeland uden for EØS (Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde), vil overførelsen kun ske på baggrund af EU kommissionens standardkontraktbestemmelser eller hvis EU-kommissionen har truffet afgørelse om, at beskyttelsesniveauet i det konkrete tredjeland eller i den konkrete internationale organisation er tilstrækkeligt, eller hvis du har givet os dit samtykke til at overføre oplysningerne.

Der kan være situationer, hvor der overdrages oplysninger om konkrete kandidater til eksterne rekrutteringsfirmaer. Disse rekrutteringsfirmaer vil her optræde som selvstændigt dataansvarlige i persondataretlig regi og vil aftaleretligt være forpligtet til fortrolighed.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen benytter vi os af forskellige serviceudbydere, herunder eksempelvis udbydere af IT-løsninger og løsninger til elektronisk signatur.

Derudover bruger vi data fra din ansøgningsproces, uden dit navn og uden dine indsendte ansøgningsdokumenter, til at optimere vores ansøgningsproces. Ved hjælp af dataene drager vi konklusioner om effektiviteten af ansøgningsprocessen, og hvordan vi kan gøre ansøgningsprocessen endnu lettere og mere effektiv. Det juridiske grundlag for denne databehandling er artikel 6, stk. 1, litra f GDPR. Den legitime interesse ligger i at optimere ansøgningsprocessen.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen søger vi relevant offentliggjort information på internettet om dig, herunder f.eks. LinkedIn, Facebook og lignende sociale medier. Eventuel behandling af sådanne oplysninger sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f og artikel 9, stk. 2, litra e.

Hvis rekrutteringsprocessen ender ud med en ansættelse hos GLS, vil dine data, herunder personprofil, overføres til vores løn-system, hvor de vil blive håndteret efter gældende regler herfor.

4. Hvor længe opbevarer vi dine data?

Når du søger en stilling i GLS, opretter du en ansøgerprofil, som kun du har adgang til at ændre og tilføje i. Du kan altid slette din profil, hvis du ikke længere er interesseret i at være registreret i vores system. Hvis din ansøgning er sendt korrekt, vil dine data blive overført til din personlige ansøgerprofil. Såfremt du har været inaktiv i 4 (fire) måneder, bliver din ansøgerprofil automatisk slettet. Det samme gælder, hvis du bliver ansat/får afslag/trækker din ansøgning tilbage.

Data fra ansøgningsprocessen, som vi bruger til at optimere vores interne rekrutteringsflow eksempelvis sikre effektiv brug af relevante rekrutteringskanaler og passende svartider, slettes tre år efter, at din ansøgningsproces er afsluttet.

5. Hvilke rettigheder har du, når vi anvender dine data?

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder, når vi behandler oplysninger om dig. Disse rettigheder er:

a) Ret til indsigt: Du kan bede om at få indsigt i de personoplysninger, vi har registreret om dig efter reglerne om indsigtsret.

b) Ret til berigtigelse: Du har ret til at få berigtiget urigtige oplysninger om dig selv.

c) Ret til sletning: I særlige tilfælde kan du have ret til at få slettet oplysninger om dig, før vores generelle slettefrist indtræffer.

d) Ret til begrænsning af behandling: Du kan i visse tilfælde have ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.

e) Ret til indsigelse: Du kan i visse tilfælde have ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.

f) Ret til at trække samtykke tilbage: Hvis du har givet samtykke til behandling af en eller flere personoplysninger om dig selv, kan du på ethvert tidspunkt trække dit samtykke tilbage efter de databeskyttelsesretlige regler. Medmindre vi har et andet lovligt behandlingsgrundlag, kan vi ikke længere behandle de pågældende oplysninger.

g) Ret til at klage til Datatilsynet: Du har ret til at klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger, hvis du mener, at behandlingen ikke sker efter gældende regler. Du kan finde Datatilsynets kontaktoplysninger på: www.datatilsynet.dk

6. Hvem kan du kontakte, hvis du har spørgsmål vedrørende din ansøgning?

Hvis du har spørgsmål vedrørende din ansøgning, er du velkommen til at kontakte vores rekrutteringsafdeling:

Mette Wienberg, Manager HR, på mette.wienberg@gls-denmark.com

7. Hvem kan du kontakte, hvis du har spørgsmål vedrørende dine rettigheder eller ønsker at benytte dig af disse muligheder i ovenstående punkter a-f i behandlingen af dine persondata eller vedrørende databeskyttelse?

Hvis du har spørgsmål vedrørende dine rettigheder i behandlingen af dine persondata eller vedrørende databeskyttelse, er du velkommen til at kontakte vores juridiske afdeling:

GLS Denmark A/S

Kokmose 3

6000 Kolding

data-protection@gls-denmark.com

Databeskyttelse generelt

Læs mere om databeskyttelse på GLSs hjemmeside her ,

Særligt om opholdstilladelser
Såfremt du ikke er EU/EØS borger skal du fremvise et pas samt en gyldig opholdstilladelse. Denne opholdstilladelse opbevares i et lukket system, hvis du ansættes.

Hvis du ikke ansættes, opbevares opholdstilladelsen ikke.

Hjemlen for indhentning og behandling er i Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c.